如何做好招标代理业务档案管理工作

2014-06-20

    招标代理业务档案是招标投标活动全部操作过程的真实记载，是招标投标行为合法性的书面证据材料，也是招标投标管理工作中不可缺少的重要组成部分，在招标代理机构内部管理中发挥着非常重要的作用。
    一、招标代理业务档案管理工作的重要性
    招标代理业务档案中储存了大量不同行业、不同类型的招标项目资料，不仅为领导决策提供参考，还可以为项目单位提供有价值的咨询服务，拓宽服务领域，提高档案资源的利用率，更深层次的体现档案资源的价值和作用。
    1.招标代理业务档案是招标投标工作质量的直接反映
    招标投标始终坚持公开、公平、公正和诚实信用的原则，全过程都以保护国家利益、社会公共利益和招标投标活动当事人的合法权益为宗旨，以提高经济效益、保证项目质量、促进廉政建设为目的。招标代理业务档案则系统地记载了招标投标全过程，其完整性和真实性将直接反映招标投标工作的质量。
    2.招标代理业务档案能为行业监督、明确各方主体法律责任提供证明材料
    行业行政主管部门定期对招标代理机构进行监督检查，查阅招标采购项目的工作档案就是监督检查的主要方式之一，通过档案的记载可以检查项目执行是否合法、规范。另外，招标投标是一种有序的市场竞争交易方式，也是规范交易主体、订立交易合同的法定程序，相关法律法规也对招标投标活动的组织、规范与实施等作出了明确的规定，因此完善的招标代理业务档案可以为行业监督、明确各方主体法律责任提供证明材料，有利于维护招标投标活动的权威，保护各方主体正当利益，防范法律风险。
    3.招标代理业务档案能为招标代理机构内部业务监管工作提供依据
    对内部从业人员的工作进行监督、管理，是招标代理机构加强内部管理工作的主要目的之一。在这一过程中，事后监管的环节采取的主要方式就是业务档案的抽查，看归档文件是否合法、全面、规范。因此，业务档案也为企业加强内部监管工作提供了重要依据。
    4.招标代理业务档案能为招标代理机构资质升级、年检提供业绩资料
    《机电产品国际招标机构资格管理办法》、《中央投资项目招标代理资格管理办法》、《政府采购代理机构资格认定办法》以及《工程建设项目招标代理机构资格认定办法》中对于招标代理机构资质升级、续期及年检等都从业绩方面进行了不同标准的规定，业务档案可为资质申报提供第一手资料，其质量高低也直接影响资质申报的准备时间和质量。
    5.招标代理业务档案规范化管理是提升企业管理水平的重要部分
    企业的内部管理是全方位、多层次的管理，其中也包括了档案管理的内容。招标代理业务档案的整理、归档过程实际上是对招标业务实施过程中每一个程序是否规范运行进行检查的过程，是规范招标行为的一项重要的基础工作，也是招标代理机构内部管理不可或缺的部分。企业内部管理的强化也要求对于业务档案进行规范化管理。目前越来越多的招标代理机构为规范内部管理引进了ISO9001质量管理体系认证，该管理体系也特别强调档案管理的规范性、适用性和有效性。所以，招标业务档案的规范化管理是提高招标业务工作质量和招标代理机构内部管理水平的重要内容之一。
    二、招标代理业务档案管理工作涵盖的内容及要求
    招标业务档案管理工作包括档案的收集、整理、保管、利用等各工作环节。
    1.要做好档案管理制度建设工作
    按照《招标投标法》、《招标投标法实施条例》和《档案法》等与招标投标活动有关的法律法规的要求，结合公司实际情况，逐步建立完善一整套切实可行的档案管理制度，对于档案管理的各工作环节作出明确的规定。同时通过各种方式组织学习、广泛宣传，增强档案法治意识，形成领导重视管理、员工自觉遵守执行的工作氛围，营造良好的档案管理工作环境。
    2.要做好日常档案的收集和归档工作
    一是收集、归档要齐全。档案管理部门要制定《业务档案管理办法》，要明确归档范围，编制归档交接清单，归档移交时履行签字手续；二是分类立卷要科学。国家发展和改革委员会办公厅《关于做好中央投资项目招标代理资格日常管理工作的通知》（发改办投资[2008]2354号）中明确指出，“招标资料包括招标公告复印件、资格预审文件、招标文件、中标人的投标文件、评标报告、中标通知书及其他相关材料”。招标代理业务档案应单独立卷。中标人、投标人及未中标投标人提交的投标文件应单独立卷。三是要建立档案库房，安装档案柜架。因招标档案资料数量多，且保存期都属于长期或永久范畴，所以档案库房选址时要具有一定的前瞻性，确保库存容量能够满足一定时期内档案案卷的存放需求。在建设档案库房时，使用可移动的密集架存放档案，以增加库容量。
    3.要做好保存管理工作，保管期限合法合理
    目前，根据《关于做好中央投资项目招标代理资格日常管理工作的通知》规定，中央投资项目的招标资料应至少保存5年。根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》规定，招标采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少15年。
    4.要编制案卷目录，提高查阅工作效率
    实现档案提供利用的方式之一就是编制检索工具，包括目录和索引。编制清晰的案卷目录有利于缩短档案的查找时间、提高服务利用工作效率。
    综上所述，招标业务档案管理工作是招标代理机构管理工作的重要组成部分，招标业务档案规范化管理工作也具有非常重要的现实意义和深远的历史意义。我们应该以强烈的责任感做好招标业务档案的规范化管理工作，实现业务档案管理的标准化、规范化、系统化，并以此推动招标业务工作，提升工作质量，使招标档案真正实现保存历史、传承历史的目的。
    来源：《招标采购管理》   

作者：孙力军   董翠英  单位：内蒙古招标有限责任公司